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Stefan Perschy, 07.11.2016 11:50
| 1 | 1 | Stefan Perschy | h1. Dokumente - Allgemeines |
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| 3 | 1 | Stefan Perschy | Dokumentordner dienen zur Erfassung, Verwaltung und Erstellung von Dokumenten aller Art: Dazu zählen alle Dokumente von externen Anwendungen (MS Word-Briefe, MS-Excel-Listen, Konstruktionspläne, Terminpläne…) genauso wie Dokumente die intern in der ABK-Datenbank stehen. Das sind E-Mails, Notizen, Aufgaben, Informationen, Terminvereinbarungen und Protokolle. |
| 4 | 1 | Stefan Perschy | ABK-Dokumentenmanagement ist das Werkzeug für eine lückenlose Projektdokumentation: |
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| 6 | 1 | Stefan Perschy | * Alle Dokumente, Protokolle und Aktionen werden einem Projekt zugeordnet. |
| 7 | 1 | Stefan Perschy | Über alle Einträge kann ein Projektfilter gelegt werden, sodass entweder die Dokumente eines aktuellen Projektes oder aller Projekte angezeigt werden. |
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| 9 | 1 | Stefan Perschy | * Bei Auswahl eines Projektes werden alle Dokumente, Protokolle und Aktionen automatisch innerhalb des gewählten Projektes angelegt, solange bis das Projekt gewechselt wird. |
| 10 | 1 | Stefan Perschy | Beliebig viele dieser Dokumentordner können vom ABK-Administrator erstellt werden. Zusätzlich können auch Unterordner angefügt werden. Im Ordner „Alle Dokumente und Aktionen“ werden alle Einträge über alle Ordner hinweg angezeigt. Bei der Neuanlage eines Dokumentordners (Funktion Extras/ Systemeinstellungen / Ordner) wird definiert, ob die eindeutige Identifizierung der Ordnerinhalte über einzugebende Namen, oder automatisch erstellter Nummern erfolgt. |
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| 12 | 1 | Stefan Perschy | Die vom ABK-System vergebenen Nummern liegen einem Nummernkreis zu Grunde, der im Katalog Nummernkreise definiert wird. |
| 13 | 1 | Stefan Perschy | Im Zuge der Erstellung ist auch festzulegen, ob Einträge in diesem Ordner nur Ereignissen (Inhaltsart „Dokumente und Aktionen“) oder Serien und Ereignissen (Inhaltsart „Protokollserien“) zugeordnet werden können. |
| 14 | 1 | Stefan Perschy | Anmerkung: Bei der Inhaltsart „Protokollserien“ ist eine Zuordnung zwingend erforderlich, bei der Inhaltsart „Dokumente und Aktionen“ jedoch nicht! |
| 15 | 1 | Stefan Perschy | Dokumente externer Softwareanwendungen werden im Filesystem in einem vom Administrator einzugebenden Verzeichnis (Funktion Extras/Systemeinstellungen /Zugriffspfade) abgelegt. Im nachfolgenden Beispiel wurden die Voreinstellungen für Pfadangaben übernommen. Die Dokumente sind im ABK7-verzeichnis/ Daten/Projekte/ “Name aktuelles Projekt“ / „Name Dokumentordner“ / zu finden. |