ABK-Hilfe

h1. Dokumente - Allgemeines

Dokumentordner dienen zur Erfassung, Verwaltung und Erstellung von Dokumenten aller Art: Dazu zählen alle Dokumente von externen Anwendungen (MS Word-Briefe, MS-Excel-Listen, Konstruktionspläne, Terminpläne…) genauso wie Dokumente die intern in der ABK-Datenbank stehen. Das sind E-Mails, Notizen, Aufgaben, Informationen, Terminvereinbarungen und Protokolle. 

ABK-Dokumentenmanagement ist das Werkzeug für eine lückenlose Projektdokumentation: 

* Alle Dokumente, Protokolle und Aktionen werden einem Projekt zugeordnet. 

Über alle Einträge kann ein Projektfilter gelegt werden, sodass entweder die Dokumente eines aktuellen Projektes oder aller Projekte angezeigt werden.

* Bei Auswahl eines Projektes werden alle Dokumente, Protokolle und Aktionen automatisch innerhalb des gewählten Projektes angelegt, solange bis das Projekt gewechselt wird.

Beliebig viele dieser Dokumentordner können vom ABK-Administrator erstellt werden. Zusätzlich können auch Unterordner angefügt werden. Im Ordner „Alle Dokumente und Aktionen“ werden alle Einträge über alle Ordner hinweg    angezeigt. Bei der Neuanlage eines Dokumentordners (Funktion Extras/ Systemeinstellungen / Ordner) wird definiert, ob die eindeutige Identifizierung der Ordnerinhalte über einzugebende Namen, oder automatisch erstellter Nummern erfolgt.

Die vom ABK-System vergebenen Nummern liegen einem Nummernkreis zu Grunde, der im Katalog Nummernkreise definiert wird.

Im Zuge der Erstellung ist auch festzulegen, ob Einträge in diesem Ordner nur Ereignissen (Inhaltsart „Dokumente und Aktionen“) oder Serien und Ereignissen (Inhaltsart „Protokollserien“) zugeordnet werden können.

Anmerkung: Bei der Inhaltsart „Protokollserien“ ist eine Zuordnung zwingend erforderlich, bei der Inhaltsart „Dokumente und Aktionen“ jedoch nicht!

Dokumente externer Softwareanwendungen werden im Filesystem in einem vom Administrator einzugebenden Verzeichnis (Funktion Extras/Systemeinstellungen /Zugriffspfade) abgelegt. Im nachfolgenden Beispiel wurden die Voreinstellungen für Pfadangaben übernommen. Die Dokumente sind im ABK7-verzeichnis/ Daten/Projekte/ “Name aktuelles Projekt“ / „Name Dokumentordner“ /   zu finden.

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