Ordner DokumenteProtokollserien¶

Die Ordner mit Dokumenten und Besprechungen werden vom ABK Administrator den Betriebsgegebenheiten entsprechend angepasst, die Standardinstallation sieht folgenden Aufbau vor:

• Ordner „Alle Dokumente und Aktionen“: In diesem Ordner werden die Einträge aller Dokumentordner angezeigt und bearbeitet.
• Aufgaben, dient der internen Kommunikation (für die Erfassung interner Aufgaben, Informationen und Terminvereinbarungen)
• Kommunikation (für die Erfassung des gesamten Schriftverkehrs, von Emails, Briefe und Faxe)
• Dokumente für die Erfassung aller Schriftstücke ohne Versandcharakter
• Protokolle für die Erfassung aller Besprechungsserien, Besprechungsereignisse, Besprechungspunkte und Prüfpunkte

Die Bildschirmmaske ist in folgende Bereiche unterteilt:

• Bereich Auswahl Protokollserie:
  In Ordnern des Typs Protokollserien wird zuerst eine Protokollserie gewählt, deren Einträge angezeigt werden.
• Registerseite Protokollserien: Anzeige und Erfassung von Serien. Das sind Daten, die für jede Besprechung (Ereignis) einer Besprechungsserie gültig sind:
  z.B. Die Baubesprechung findet jeden Montag um 11 Uhr statt. Der Protokollführer ist Hans Müller, die Teilnehmer sind alle ausführende Firmen und Planer nach Bedarf…
• Registerseite Ereignisse: Anzeige und Erfassung von Ereignissen/Besprechungen
  Das sind Daten einer speziellen Besprechung: Montag der 19.10.2016 fand die 5. Baubesprechung statt, folgende Teilnehmer waren anwesend: Hr. Müller von IB-Bau…
• Registerseite Einträge: Anzeige und Erfassung der Protokollpunkte. Das ist die Formulierung eines Besprechungspunktes in einer Aufgabe (Information oder Terminvereinbarung): „Aufgrund von Material-Lieferproblemen wird die Kaminkopfsanierung im BT 1 erst KW 33 abgeschlossen….“
• Filter: Die Anzeige der Daten in der Tabelle wird über folgende Filter gesteuert:
1. Projektfilter: Es werden alle Einträge zu der gewählten Einstellung angezeigt.
2. “Suche“-Filter: Es werden alle Einträge die dem Suchkriterium entsprechen angezeigt. Gesucht wird im Feld Dokumentname, Thema, Sachbearbeiter, Empfänger, Verteiler, Leistungsgliederung
   Werden mehrere Wörter eingegeben, werden Einträge, die beide Suchkriterien als Inhalt haben angezeigt (UND-Verknüpfung). Werden Begriffe in Anführungszeichen geschrieben, werden Inhalte die genau diese Zeichenfolge enthalten, gefunden.
3. Kontaktfilter: Es werden alle Einträge gezeigt, in denen einer der gewählten Kontakte als Empfänger/ Verteiler oder als Sachbearbeiter oder als „Zuständig extern“ eingegeben wurde
4. Statusfilter: Es werden alle Einträge angezeigt, die in die Auswahl der gewählten Gruppe fallen: „Alle“, „Nur aktiven Einträge“ sind Einträge ohne Status „Gesperrt“, „Erledigt“, „Gesendet“ und „Zurückgestellt“.
5. Terminfilter: Terminfilter existieren wahlweise für ‚Zieltermin‘, ‚Terminvereinbarung‘, ‚Dokumentdatum‘, ‚Letzte Änderung am‘, ‚Eingang am‘ und ein freies Dokument-Datumsfeld (einstellbar in abkparam.ini)
6. Es werden alle Einträge angezeigt, deren Terminangaben sich innerhalb einer wählbaren Anzahl von Tagen (heute, In den nächsten 7 Tagen, in den nächsten 28 Tagen, in den nächsten 3 Monaten, In den letzten 7 Tagen, in den letzten 28 Tagen, In den letzten 3 Monaten, In den letzten 12 Monaten) befinden oder Dokumente deren Zieltermin bereits überfällig ist.
7. Filter Dokumentart
   Aus der Liste der Dokumentarten (Ordner Kataloge, Organisatorisch, Dokumentarten kann ein Eintrag gewählt werden.