Ordner DokumenteProtokollserien » Historie » Version 1
Stefan Perschy, 07.11.2016 11:55
| 1 | 1 | Stefan Perschy | h1. Ordner DokumenteProtokollserien |
|---|---|---|---|
| 2 | 1 | Stefan Perschy | |
| 3 | 1 | Stefan Perschy | Die Ordner mit Dokumenten und Besprechungen werden vom ABK Administrator den Betriebsgegebenheiten entsprechend angepasst, die Standardinstallation sieht folgenden Aufbau vor: |
| 4 | 1 | Stefan Perschy | * Ordner „Alle Dokumente und Aktionen“: In diesem Ordner werden die Einträge aller Dokumentordner angezeigt und bearbeitet. |
| 5 | 1 | Stefan Perschy | * Aufgaben, dient der internen Kommunikation (für die Erfassung interner Aufgaben, Informationen und Terminvereinbarungen) |
| 6 | 1 | Stefan Perschy | * Kommunikation (für die Erfassung des gesamten Schriftverkehrs, von Emails, Briefe und Faxe) |
| 7 | 1 | Stefan Perschy | * Dokumente für die Erfassung aller Schriftstücke ohne Versandcharakter |
| 8 | 1 | Stefan Perschy | * Protokolle für die Erfassung aller Besprechungsserien, Besprechungsereignisse, Besprechungspunkte und Prüfpunkte |
| 9 | 1 | Stefan Perschy | |
| 10 | 1 | Stefan Perschy | Die Bildschirmmaske ist in folgende Bereiche unterteilt: |
| 11 | 1 | Stefan Perschy | * Bereich Auswahl Protokollserie: |
| 12 | 1 | Stefan Perschy | In Ordnern des Typs Protokollserien wird zuerst eine Protokollserie gewählt, deren Einträge angezeigt werden. |
| 13 | 1 | Stefan Perschy | * Registerseite Protokollserien: Anzeige und Erfassung von Serien. Das sind Daten, die für jede Besprechung (Ereignis) einer Besprechungsserie gültig sind: |
| 14 | 1 | Stefan Perschy | z.B. Die Baubesprechung findet jeden Montag um 11 Uhr statt. Der Protokollführer ist Hans Müller, die Teilnehmer sind alle ausführende Firmen und Planer nach Bedarf… |
| 15 | 1 | Stefan Perschy | * Registerseite Ereignisse: Anzeige und Erfassung von Ereignissen/Besprechungen |
| 16 | 1 | Stefan Perschy | Das sind Daten einer speziellen Besprechung: Montag der 19.10.2016 fand die 5. Baubesprechung statt, folgende Teilnehmer waren anwesend: Hr. Müller von IB-Bau… |
| 17 | 1 | Stefan Perschy | * Registerseite Einträge: Anzeige und Erfassung der Protokollpunkte. Das ist die Formulierung eines Besprechungspunktes in einer Aufgabe (Information oder Terminvereinbarung): „Aufgrund von Material-Lieferproblemen wird die Kaminkopfsanierung im BT 1 erst KW 33 abgeschlossen….“ |
| 18 | 1 | Stefan Perschy | * Filter: Die Anzeige der Daten in der Tabelle wird über folgende Filter gesteuert: |
| 19 | 1 | Stefan Perschy | # Projektfilter: Es werden alle Einträge zu der gewählten Einstellung angezeigt. |
| 20 | 1 | Stefan Perschy | # “Suche“-Filter: Es werden alle Einträge die dem Suchkriterium entsprechen angezeigt. Gesucht wird im Feld Dokumentname, Thema, Sachbearbeiter, Empfänger, Verteiler, Leistungsgliederung |
| 21 | 1 | Stefan Perschy | Werden mehrere Wörter eingegeben, werden Einträge, die beide Suchkriterien als Inhalt haben angezeigt (UND-Verknüpfung). Werden Begriffe in Anführungszeichen geschrieben, werden Inhalte die genau diese Zeichenfolge enthalten, gefunden. |
| 22 | 1 | Stefan Perschy | # Kontaktfilter: Es werden alle Einträge gezeigt, in denen einer der gewählten Kontakte als Empfänger/ Verteiler oder als Sachbearbeiter oder als „Zuständig extern“ eingegeben wurde |
| 23 | 1 | Stefan Perschy | # Statusfilter: Es werden alle Einträge angezeigt, die in die Auswahl der gewählten Gruppe fallen: „Alle“, „Nur aktiven Einträge“ sind Einträge ohne Status „Gesperrt“, „Erledigt“, „Gesendet“ und „Zurückgestellt“. |
| 24 | 1 | Stefan Perschy | # Terminfilter: Terminfilter existieren wahlweise für ‚Zieltermin‘, ‚Terminvereinbarung‘, ‚Dokumentdatum‘, ‚Letzte Änderung am‘, ‚Eingang am‘ und ein freies Dokument-Datumsfeld (einstellbar in abkparam.ini) |
| 25 | 1 | Stefan Perschy | # Es werden alle Einträge angezeigt, deren Terminangaben sich innerhalb einer wählbaren Anzahl von Tagen (heute, In den nächsten 7 Tagen, in den nächsten 28 Tagen, in den nächsten 3 Monaten, In den letzten 7 Tagen, in den letzten 28 Tagen, In den letzten 3 Monaten, In den letzten 12 Monaten) befinden oder Dokumente deren Zieltermin bereits überfällig ist. |
| 26 | 1 | Stefan Perschy | # Filter Dokumentart |
| 27 | 1 | Stefan Perschy | Aus der Liste der Dokumentarten (Ordner Kataloge, Organisatorisch, Dokumentarten kann ein Eintrag gewählt werden. |